KORESPONDENSI
Makalah Disusun Sebagai
Tugas Diskusi Kelompok
Mata Kuliah Manajemen
Perkantoran
Semester III/2015
Oleh
: Kelompok 6
FIDIYA
LYDIARTI (14290038)
ENDANG
SUSTYO WARNI (14290035)
GUSTI (14290040)
AGUNG
PURNAMA (14290008)
DOSEN
PENGAMPU :
DIAN SAFITRI, M.Pd
.
PROGRAM
STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
FAKULTAS
TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS
ISLAM NEGERI RADEN FATAH
PALEMBANG
2015
BAB
I
PENDAHULUAN
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Korespondensi
bearti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan
yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan
saling berkiriman surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama
jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan
(individu).
Gagasan yang
dituangkan dalam surat dapat berupa tujuan atau maksud-maksud tertentu antara
lain: memeberitahukan, memperingatkan, menanyakan, menjawab, meminta,
menawarkan, memerintahkan, melaporkan, memanggil, memesan, mengirimkan,
menjanjikan, memutuskan, mengantarkan, dan lain-lain.
Oleh karena
itu, korespondensi atau surat menyurat
cukup penting untuk dipelajari
dan dipahami karena sangat berkaitan dengan menejemen dan dengan memahami serta
mempelajari korespondensi kita akan mempunyai dasar serta acuan dalam penulisan
karya ilmiah.
B.
Rumusan Masalah
Dari uraian diatas maka terdapat
beberapa rumusan masalah :
a. Apa Pengertian Surat ?
b. Apa saja macam-macam Surat ?
c. Apa saja yang ada didalam alamat
surat ?
d. Apa pengertian Surat Masuk dan Surat
Keluar ?
e. Bagaimana cara penanganan Surat
Masuk dan Surat Keluar ?
C.
Tujuan Masalah
1. Untuk memahami pengertian Surat.
2. Untuk memahami macam-macam Surat.
3. Untuk memahami apa saja yang ada didalam alamat
Surat.
4. Untuk mengetahui Pengertian Surat Masuk
dan Surat Keluar.
5. Untuk mengetahui cara penanganan
Surat Masuk dan Surat Keluar.
BAB
II
PEMBAHASAN
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Surat
Surat adalah
alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditunjukkan kepada
pihak lain untuk menyampaikan berita.[1]
Dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya membantu memperlancar
tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu perlu diusahakan agar dapat
membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat
mempengaruhi pula penilaian negative terhadap organisasi. Bentuk komunikasi
tertulis lainnya yang sering dipergunakan selain surat adalah: memo, laporan,
dan lain-lain.
Menurut KKBI Surat yaitu surah yang berarti suatu sarana
komunikasi untuk menyampaikan pernyataan atau pikiran secara tertulis kepada
orang lain. Orang lain di sini dapat diartikan perorangan, badan usaha, organisasi,
atau lembaga.
Menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia (KBBI) menyatakan bahwa korespondensi berarti surat
menyurat.[2]
Korespondensi dapat juga diartikan
dengan berkirim-kiriman surat. Ini bearti bahwa korespondensi adalah kegiatan
komunikasi dengan menggunakan media surat. Orang yang berkomunikasi dengan
menggunakan surat disebut koresponden. Dengan demikian, dalam lingkungan
perkantoran, yang dimaksud dengan korespondensi adalah komunikasi antara
seseorang pegawai dengan orang lain, antara pegawai dengan instansi atau
sebaliknya, antara pegawai dengan organisasi dengan organisasi, dan sebagainya
dengan menggunakan surat sebagai media.
Berdasarkan
pemahaman uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa surat adalah suatu alat
komunikasi dalam bentuk tertulis yang sering digunakan oleh seseorang,
organisasi, perusahaan dan lembaga untuk
menyampaikan suatu informasi baik baik berupa surat resmi maupun tidak resmi.
B. Macam-Macam
Surat
Karena banyak
macam surat, maka untuk mempermudah mengetahui macam-macam atau jenis surat
kita dapat meninjau dari berbagai segi, misalnya:[3]
1. Menurut
Wujudnya
a. Kartu
pos.
b. Warkat
pos.
c. Surat
bersampul.
d. Memorandum
dan nota.
e. Telegram.
f. Surat
penghantar.
2. Menurut
Tujuannya
a. Surat
pemberitahuan.
b. Surat
peringatan.
c. Surat
permintaan.
d. Surat
perintah.
e. Surat
panggilan.
f. Surat
susulan.
g. Surat
keputusan.
h. Surat
laporan.
i. Surat
perjanjian.
j. Surat
penawaran, pesanan dan lain-lain.
3. Menurut
sifat isi dan asalnya
a. Surat
dinas.
b. Surat
niaga.
c. Surat
pribadi.
d. Surat
yang isinya masalah sosial.
4. Menurut
Jumlah Penerima
a. Surat
biasa
b. Surat
edaran
c. Surat
pengumuman
5. Menurut
Keamanan Isinya
a. Surat
sangat rahasia
b. Surat
rahasia
c. Surat
biasa
6. Menurut
Urgensi Penyelesaiannya
a. Surat
sangat segera
b. Surat
segera
c. Surat
biasa
7. Menurut
prosedur pengurusannya
a. Surat
masuk
b. Surat
keluar
8. Menurut
jangkauannya
a. Surat
ekstern
b. Surat
intern
C. Alamat
Surat
Ada
dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai atau lembar surat) dan
alamat luar (pada sampul surat). Alamat ini ditulis dengan tanpa akhiri tanda
baca apa pun. Alamat dalam berturut-turut menyebutkan:
1. Nama
orang atau Jabatan
2. Nama
Jalan dan Nomor Rumah/gedung
3. Nama
anggota.
Nama orang
ditulis lengkap dan cermat sesuai dengan kebiasaan yang dituliskan oleh yang
bersangkutan, tidak singkat atau di ubah ejaannya. Nama orang atau jabatan
ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsur nama itu. Di depan nama orang atau jabatan itu
dituliskan ungkapan Yth.(yang terhormat).[4]
Kata sapaan Bapak, Ibu, atau yang lain dapat ditulis di depan nama orang lain.
Kata ini tidak perlu ditulis jika di
ikuti nama jabaatan. Surat hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya bukan kepada
instansinya. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya, misalnya
direktur atau rektor, dapat dipakai istilah Kepala atau Pempinan bukan
pimpinan. Nama jalan hendaklah ditulis lengkap jangan di singkat, misalnya
Jalan Jenderal Basuki Rahmat, sedangkan nama kota didahului dengan kata depan
“Di”. Alamat luar disusun berturut-turut sebagai berikut:
a. Nama
Orang atau jabatan;
b. Nama
Instansi;
c. Nama
Jalan, nomor rumah bangunan, nama kota serta kode pos.
Alamat pengirim
lazimnya di tulis dihalaman depan kiri atas. Tidak lazim ditulis di depan kiribawah atau belakang sampul.
Sebelum dimasukkan ke dalam amplop, surat yang telah siap dikirim hendaklah
dilipat dengan model lipatan ganda sejajar dengan kepala dan alamat surat
tampak di atas.[5]
D. Surat
Berdasarkan Jangkauannya
Surat
berdasarkan jangkauanya terbagi menjadi dua macam antara lain sebagai berikut ;
1. Surat
Internal (Surat Masuk)
Surat
Internal (surat masuk) adalah surat yang
diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau
dari suatu organisasi.[6]
2. Surat
Eksternal (Surat Keluar)
Surat
eksternal adalah surat –surat yang dikeluarkan atau dibuat oleh suatu organisasi
atau perusahaan untuk dikirim kepada pihak lain, baik peorangan maupun
kelompok.[7]
E. Penanganan Surat Masuk dan Surat
Keluar
Mengurus
dan mengendalikan surat pada suatu kantor merupakan kegiatan yang penting dalam
suatu kantor. Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan penanganan surat
masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan,
pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut. Ada dua macam penanganan surat
masuk, yaitu :
1. Sistem
Buku Agenda
Buku agenda adalah suatu buku yang
dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun.[8]
Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris. Buku agenda ada 3 macam :
1) Buku agenda tunggal/campuran adalah
buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus
berurutan pada tiap halaman.
2) Buku agenda berpasangan adalah buku
agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan
surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut
sendiri-sendiri.
3) Buku agenda kembar adalah buku
agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan
buku sendiri-sendiri.
Dibawah ini uraian
tentang prosedur penangan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan
sistem buku agenda, yaitu;
a.
Prosedur Penanganan Surat Masuk
Sistem Buku Agenda
1. Penerimaan Surat
Tugas penerima surat adalah:[9]
a) Mengumpulkan setiap surat yang
masuk,
b) Meneliti ketepatan alamat
c) Menandatangani bukti pengiriman
bahwa surat sudah diterima.
2. Penyortiran Surat
Setelah surat diterima selanjutnya
surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk
perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan
langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat
dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut
harus diproses lebih lanjut.
3. Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan
buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah
surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat
rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan
oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui
volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam
penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat
selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah
dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan
melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan
penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.
4. Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan
siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan
surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan
bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan
instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses
surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi
dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima
dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat
yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
5. Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan
instruksinya di lembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar
disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis
di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu,
sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan
salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah
ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku
ekspedisi intern. Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
1. Buku ekspedisi intern adalah huku
yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang
disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku
yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada
pihak lain di luar organisasi/perusahaan.
6. Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses,
maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan
menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek,
sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
b.
Prosedur Penanganan Surat Keluar
Sistem Buku Agenda
1. Pembuatan Konsep
Konsep surat sering disebut sebagai
draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik
manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya
secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat.
2. Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh
konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari
pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai
atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan
dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep
tersebut.[10]
3. Pencatatan Surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari
pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk
diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat
dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di
kantor tersebut.
4. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan
persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan
kepada juru tik untuk diketik dengan rapi.
5. Pemeriksaan Pengetikan
Juru tik harus memeriksa
pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada
kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun.
6. Penandatanganan Surat
Setelah surat sudah selesai diketik
dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat
tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
7. Pemberian Cap Dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh
penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya
surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya.
Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung
sedikit dari tanda tangan tersebut.
8. Melipat Surat
Surat yang asli dikirim ke alamat
yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat.
9. Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat rapi
selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan
dengan lem secara rapi.
10. Pengiriman Surat
Jasa pengiriman surat merupakan
suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat,
balk surat masuk/surat keluar.
2. Sistem
Kartu kendali
Kartu
kendali adalah lemabar isian untuk pencatatan, penyampaian, danpenyimpanan
surat sehingga diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. [11] Dibawah ini uraian
tentang prosedur penangan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan kartu
kendali, yaitu;
a.
Prosedur Penanganan Surat Penting Masuk
Dengan Sistem Kartu Kendali
1. Penerima
tugas
Tugas
penerima surat adalah:
1) Menerima
surat dari pos dan caraka, memeriksa kebenararan alamatnya.
2) Memisah-misahkan
surat berdasarkan alamat dituju (unit pengelola/nama jabatan).
3) Mengelompokkan
surat terbuka dengan surat tertutup.
4) Membuka
surat dan memeriksa kelengkapan(bila ada lampirannya).
5) Membubuhkan
stempel tanggal dan waktu yang sudah diterima, dibalik surat atau pada sampul
surat untuk surat tertutup.
2. Pencatat
surat
Tugas
pencatat surat adalah:
1) Surat
penting dicatat pada kartu kendali. Jumlah kartu kendali yang digunakan sesuai
dengan kebutuhan sebanyak-banyaknya rangkap 3 dengan warna yang berbeda-beda
untuk memudahhkan pengendaliaan.
2) Kolom:
kode, masalah/indeks serta pengelolah pada kartu kendali dapaat dikosongkan
untuk kemudian diisi oleh pengarah. Kemudian surat beserta 3 kartu kendali
diteruskan kepada pengarah surat.
Pengarah atau
pengendali surat
3. Tugas
pengarah atau pengendali surat
1) Menerima
surat penting dengan lembar kartu kendali
2) Mengontrol
kebenaran pengisian kartu kendali, dan mengisi kolom: kode dan masalah/indeks,
serta pengelolah yang dikosongkan oleh pencatat.
3) Surat
beserta kartu kendali(lembar II dan III) diteruskan ke unit pengelola.
4) Kartu
kendali (lembar I) disimpan oleh pengarah dalam kotak kartu kendali sebagai
alat pengendali surat.
4. Unit
pengelolah (Unit Kerja)
Tugas
usaha unit pengelolah bertugas:
1) Menerima
surat beserta kartu kendali (lembar II dan III).
2) Kartu
kendali tersebut (2 lembar) diparaf. Kartu kendali lembar ke II dikembalikan ke
piñata surat.
3) Kartu
kendali(lembar 3) disimpan untuk sementara oleh tata usaha unit pengelolah,
kemudia surat yang telah dilengkapi lembar disposisi rangkap 2 diserahkan
kepada unit pimpinan pengelolah untuk diminta disposisi dari pimpinan.
5. Pimpinan
unit pengelolah bertugas:
1) Menulis
disposisi/intruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan oleh petugas
tata usaha unit pengelolah.
2) Mengembalikan
surat dan kartu kendali serta lembar disposisi yang telah diisi disposisinya
oleh pimpinan ke tata usaha unit pengelolah..[12]
B. Prosedur
Pengurusan Surat Penting Keluar Dengan
Sistem Kartu Kendali
1. Unit
Pengelolah
Tugas
tata usaha unit pengolah :
1) Mengisi
kartu kendali
2) Kartu
kendali di tinggal di tata usaha unit pengolah.
3) Kartu
kendali, beserta surat asli dan tembusan diserahkan ke pencatat.
2. Pencatat
Tugas
pencatat:
1) Meneliti
kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali.
2) Member
stempel instansi pada surat, serta menyiapkan sampul/amplopnya, diteruskan ke
bagian ekspedidi untuk dikirim ke alamatnya.
3) Kartu
kendali disampaikan ke pengarah untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu
control.
4) Tembusan
surat di cap tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali yang telah diparaf
dikembalikan ke unit pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima
oleh pencatat.
5) Kartu
kendali tadi akhirnya diserahkan ke piñata arsip untuk disimpan sebagai
pengganti surat.[13]
Format Buku
Agenda Keluar :
|
Buku Agenda Surat Keluar
|
||||||||
|
No.
|
Tanggal Surat
|
Nomor Surat
|
Dikirim kepada
|
Perihal
|
Lampiran
|
Keterangan
|
Kode Arsip
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Format Buku Agenda Masuk :
|
Buku Agenda Surat Masuk
|
||||||||
|
No.
|
Tanggal Terima
|
Diterima Dari
|
Tanggal Surat dan No. Surat
|
Perihal
|
Lampiran
|
Keterangan
|
Kode Arsip
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Format Buku Agenda Tunggal :
Format Kartu Kendali :
BAB III
PENUTUP
PENUTUP
Kesimpulan
1. Surat
adalah suatu alat komunikasi dalam bentuk tertulis yang sering digunakan oleh
seseorang, organisasi, perusahaan dan lembaga
untuk menyampaikan suatu informasi baik baik berupa surat resmi maupun
tidak resmi.
2. Macam-macam
atau jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi:
a) Menurut
Wujudnya.
b) Menurut
Tujuannya
c) Menurut
Sifat Isi Dan Asalnya
d) Menurut
Jumlah Penerima
e) Menurut
Keamanan Isinya
f) Menurut
Urgensi Penyelesaiannya
g) Menurut
Prosedur Pengurusannya
h) Menurut
Jangkauannya
3. Ada
dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai atau lembar surat) dan
alamat luar (pada sampul surat).
4. Surat
berdasarkan jangkauanya terbagi menjadi dua macam yaitu;
a. Surat
Internal (Surat Masuk) adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi atau
perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
b. Surat
Eksternal (Surat Keluar) adalah surat –surat yang dikeluarkan atau dibuat oleh suatu organisasi
atau perusahaan untuk dikirim kepada pihak lain, baik peorangan maupun
kelompok.
5. Ada dua macam penanganan surat masuk,
yaitu:
a. Sistem Buku Agenda adalah suatu buku
yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun.
b. Sistem Kartu Kendali adalah
lemabar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat
sehingga diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
DAFTAR PUSTAKA
Mulyani, Sri. Dkk. 2006. Modul Melakukan
Prosedur Administrasi. Jakarta :
Erlangga.
Priansa, Donni Juni dan Agus
Garnida. 2005 Manajemen
Perkantoran. Bandung :
Alfabeta.
Sedarmayanti, 2009. Dasar-Dasar
Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran
Suatu Penghantar.
Ed. 2. Bandung : Mandar Maju.
Suyetty. Dkk. 2006. Modul Menangani
Surat Masuk dan Surat keluar. Jakarta :
Erlangga.
[1] Sedarmayanti, Dasar-dasar
Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran , Mandar Maju, Bandung, 2009,
hlm. 162.
[2] Donni Juni Priansa
dan Agus garnida, Manajemen Perkantoran, Alfabeta, Bandung, hlm. 94.
[4] Sri Endang R, dkk., Modul
Melakukan Prosedur Administrasi, Erlangga, Jakarta, 2006, hlm. 20.
